Certains documents physiques doivent être stockés pendant plusieurs années afin de rester en conformité avec les réglementations provinciales et fédérales. Cependant, la majorité des documents professionnels et des anciens documents actifs peuvent être numérisés ou convertis du papier au numérique. Et avec tout système de gestion des dossiers, vous pouvez avoir un accès instantané aux informations qu’il vous faut.
Accepter cette approche peut aider votre entreprise à demeurer concurrentielle et mieux respecter les besoins de vos clients dans l’économie de plus en plus « immédiate » d’aujourd’hui.
Obtenez plus des documents de votre entreprise avec un système personnalisé d’imagerie de documents.
Nos services de numérisation et d’imagerie de haute qualité peuvent gérer les projets de conversion numérique de toute taille.
Access peut vous aider à établir des processus efficaces pour les besoins continus de numérisation et d’imagerie. Nous évaluons vos fichiers et vos dossiers semi-actifs en attente d’être convertis vers des formats de fichiers électroniques. Ceux-ci peuvent être stockés hors site ou déchiquetés pour libérer de l’espace de locaux précieux et améliorer le milieu de travail.
Convertissez vos documents papier inactifs ou archivés, vos documents sur microfilm ou microfiche, et vos dossiers sur médias en un format électronique uniforme.
Convertissez les nouveaux documents en format électronique et les intégrez-les dans vos dossiers et flux de travail numériques existants.
Chez Access, nous guidons des milliers de clients vers un bureau plus numérique par le biais de projets de numérisation et de conversion personnalisées des documents.
Avez-vous un projet de numérisation à grande échelle dans le cadre d’une plus grande initiative de transformation numérique? Ou avez-vous besoin de services récurrents de numérisation et de récupération numérique dans le cadre des processus de votre entreprise?
Nous garantissons un minimum de perturbations pour votre entreprise, permettant à votre équipe d’accéder à vos documents par le biais du processus de transformation numérique.
L’intégration des processus de numérisation et des solutions de logiciel de gestion des documents peut automatiser les flux de travail et améliorer la productivité. Les plateformes de gestion de contenu (Enterprise Content Management, ECM) comme Perceptive Content by Hyland, ou la plateforme de gestion des documents spécifiques aux RH comme Carta HR peuvent optimiser votre transformation numérique.
Bien que les documents puissent être récupérés en format physique, les partager par copie, télécopie, poste ou courriel peut être inefficace et non sécurisé. La récupération et le partage numérique des documents peuvent rationaliser les processus, réduire vos coûts tout en améliorant la sécurité des informations.
Partagez en sécurité les documents des RH qui sont convertis et numérisés, tout en procurant une chaîne de responsabilité complète et vérifiable. Vos documents des employés sont numérisés au repos et en transit afin que vous puissiez contrôler si les documents numérisés peuvent être modifiés, imprimés ou téléchargés. Des restrictions d’adresse IP, des règles de mots de passe robustes et des exigences en matière d’authentification à deux facteurs protègent aussi votre entreprise et les informations sensibles au sujet des employés.
Les services de numérisation et de saisie des données des documents d’Access assureront une classification et un indexage cohérents, sans sacrifier la récupérabilité ou la sécurité des utilisateurs. En intégrant avec nos solutions de gestion des documents, les organisations peuvent créer des référentiels centraux intuitifs, accélérant et facilitant la récupération des informations, au besoin.
Nos solutions de logiciel peuvent aussi classifier et classer vos documents numérisés et d’origine numérique de façon précise, sans intervention humaine. De plus, le contenu téléversé à nos plateformes, Perceptive Content par Hyland, ou votre ECM, est entreposé dans des centres de données sécurisés et redondants afin d’assurer la continuité des affaires en cas d’une catastrophe.
Des documents et des fichiers média d’importance historique sont susceptibles à la détérioration par l’usure et les conditions naturelles, comme la chaleur et l’humidité.
Afin de les préserver pour les générations futures, nous recommandons des services personnalisés de numérisation et d’imagerie, ainsi que la conservation des originaux. Access offre des voûtes de stockage de médias pour les documents et les fichiers originaux. Nos installations de stockage sécurisées et climatisées dépassent les normes anti-incendie et sont équipées de systèmes de suppression sèche d’incendie.
Par le biais de la numérisation et d’imagerie, ces vieux anciens documents peuvent être partagés, réduisant la quantité de manipulation physique. Le contenu peut même devenir plus lisible par la numérisation. De plus, la menace de catastrophe naturelle et de destruction des documents peut être réduite, alors que les documents numérisés et imagés deviennent une copie de sécurité du document original.
Plus de 30 000 entreprises dépendent d’Access pour les services de gestion des dossiers et de numérisation des documents. Notre équipe de projet peut créer un plan de mise en œuvre numérique personnalisé qui vous aidera à atteindre vos objectifs.