Par notre blogueur et invité d’honneur, John Montaña J.D., FAI
La quantité d’informations produites et consommées chaque jour semble massive. Les dossiers ne sont pas uniquement constitués de contrats signés et d’autres documents traditionnels, mais aussi de courriels, de messages texte, de gazouillis et de bien d’autres outils. Toutes ces informations peuvent être des actifs pour une entreprise et, par conséquent, il faut les gérer uniformément à l’échelle de celle-ci. Si non, elles pourraient aussi être soumises à la responsabilité.
Les données produites et intégrées par une entreprise sont transmises par un nombre grandissant de moyens, mais toutes les informations, qu’elles soient physiques ou numériques, manipulées et traitées par une entité, doivent être gérées à partir d’une structure axée sur les risques. La gouvernance de l’information est une structure qui permet à une entreprise de repérer et de gérer ses informations, ses données, ses dossiers et son contenu de façon stratégique afin d’en faire des actifs.
Les règlements qui s’appliquent à la gouvernance de l’information relative à la gestion des dossiers et aux documents physiques sont bien clairs. L’évolution rapide du secteur entraîne aussi le développement de nouvelles normes et de pratiques exemplaires à l’égard des données électroniques. Le problème réside dans leur application.
Par exemple, la gouvernance de l’information tient pour acquis que l’on connaît l’emplacement, les caractéristiques et les types d’informations de tous les objets de données régis. On tient aussi pour acquis que vous connaissez les règles qui s’appliquent à ces objets de données et que vous êtes capable d’appliquer les règles qui les régissent.
La plupart des entreprises font face à la réalité selon laquelle l’emplacement des données est inconnu, les objets de données ne sont pas identifiés aux bonnes caractéristiques et le contenu est mélangé, ce qui fait qu’il est impossible d’appliquer les règles à un objet de données précis. Ceci crée un défi de taille.
Les principaux problèmes d’ordre numérique sont les suppositions naïves et non réalistes à propos de la loi ou de la technologie, une pauvre configuration de système, l’absence d’un logiciel de gouvernance des données ou de gestion des dossiers et de l’information, un logiciel de gouvernance des données ou de gestion des dossiers et de l’information mal choisi ou mal configuré et une erreur de l’opérateur.
Explorons ces thèmes un peu plus en profondeur :
Mauvaise configuration du système
Supposition naïve : L’utilisation de la technologie vous exempte de tout règlement de conformité.
Réalité : La plupart des systèmes informatiques sont accompagnés d’une augmentation à long terme de dizaines, de centaines ou même de milliers de systèmes possédant différents degrés de capacités. Pensez à vos systèmes informatiques. Est-ce qu’ils « interagissent » entre eux et pouvez-vous voir comment ils interagissent? La réponse est fort probablement non. La plupart du temps, les systèmes informatiques sont assemblés sans même penser à la conformité des personnes n’ayant aucune connaissance sur la conformité.
Aucune technologie de gouvernance de l’information ou de gestion des dossiers et de l’information
Supposition naïve : La technologie de gestion des dossiers est innovatrice du point de vue de la conformité réglementaire.
Réalité : Votre technologie de gestion des dossiers doit vous permettre de gérer vos actifs d’information à des fins de conformité. Toutefois, elle fonctionne uniquement si le logiciel exécute ce que vous croyez vouloir qu’il exécute, et si vous le configurez correctement à cette fin. Ce que vous faites de votre logiciel vous aide à respecter les normes de conformité, et non le contraire.
Erreur de l’opérateur : formation insuffisante ou non existante de l’utilisateur
Supposition naïve : Les utilisateurs apprendront comment respecter les normes de conformité en utilisant le logiciel.
Réalité : Les utilisateurs du logiciel RM dans votre entreprise sont un autre facteur extrêmement important. Ont-ils reçu une formation adéquate sur l’utilisation appropriée du système et utilisent-ils celui-ci correctement et uniformément? Vous devez absolument effectuer une recherche et trouver le système correspondant à vos besoins. Il est tout aussi important d’offrir une formation continue au personnel clé afin que la technologie continue de correspondre à vos besoins. Le service informatique n’effectue pas de vérifications de conformité; il vous permet de le faire.
L’élément fondamental d’une gouvernance réussie pour votre stratégie numérique est la planification. Il faut consacrer beaucoup de temps à la réflexion et à l’analyse avant de prendre des mesures telles que concevoir une architecture, acheter un logiciel, intégrer un service en nuage, configurer un logiciel ou déplacer les données dans un système. Chacune de ces étapes est difficile à défaire. Si vous faites une erreur, vous devrez probablement composer avec elle.
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John Montaña, directeur de Montaña & Associates, est l’un des experts les plus réputés au monde en matière de gouvernance d’information et de gestion des dossiers. On fait très souvent appel à ses services en tant que conseiller, conférencier invité et expert de l’industrie. Communiquez avec lui sur Twitter : @johncmontana.