En 1860, un nouveau système révolutionnaire a permis d’accroître le flux d’informations dans tout le pays, réduisant à quelques jours ce qui prenait auparavant des semaines ou des mois. Le Pony Express utilisait des relais de cavaliers pour distribuer le courrier entre le Missouri et la Californie. Pourtant, aussi inventif qu’il soit, le Pony Express n’a duré que 18 mois.

Pourquoi? Le télégraphe est arrivé et a anéanti le Pony Express presque immédiatement.

Le télégraphe permettait aux gens de transférer les informations non pas en quelques jours, mais en quelques minutes. Ça, c’était révolutionnaire! Vous pouviez transmettre l’information aux bonnes personnes, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, à condition qu’elles aient un bureau de télégraphe à proximité. Si vous étiez dans les affaires, vous deviez utiliser le télégraphe juste pour rester concurrentiel et faire des affaires au plus haut niveau.

Les obstacles actuels au RIM sont des problèmes de « Pony Express »

L’état moderne de la gestion des dossiers et des programmes d’information (RIM) est un peu comme le problème du Pony Express : tant de pratiques traditionnelles proviennent du monde classique du papier.

L’objectif initial de la RIM était de trouver des moyens, par exemple, de gérer les fichiers de codes de couleur et de faire avancer l’entreprise. Aujourd’hui encore, l’essentiel de la gestion des dossiers consiste à accélérer ces processus au lieu de les modifier fondamentalement pour les adapter à l’environnement numérique.

Inutile de vous dire que le volume de l’information a augmenté de manière exponentielle. Avec le passage du papier aux documents numériques, l’échelle a fondamentalement changé. Nous sommes passés des mégaoctets aux zettaoctets, et les chiffres continuent d’augmenter. Les organisations qui ne peuvent pas accéder facilement à leurs données sous forme numérique utilisent le Pony Express, tandis que toutes les autres sont passées au télégraphe.

La numérisation seule n’est pas la réponse

Comme pour tout sujet aussi complexe que la numérisation de documents, il y a des bonnes et des mauvaises nouvelles.

Couvrons d’abord les bonnes nouvelles. De nos jours, de nombreux documents sont, heureusement, nés dans un format numérique, bien que le volume puisse être tout aussi impossible à gérer que les documents papier.

Voici maintenant les mauvaises nouvelles : Chaque bureau a probablement encore une imprimante qui traîne.

Il ne faudra pas longtemps avant que certains de ces documents numériques deviennent des documents papier et, avant que vous ne vous en rendiez compte, vous avez deux ou trois, ou même plusieurs ensembles, de la même information. Même si ces fichiers restent purement numériques, les recherches ont montré que 70 à 80 % de l’information est en fait de la ROT (redondant, obsolète ou trivial). Ainsi, seuls 20 à 30 % de vos informations sont des documents actifs, que vous devrez conserver comme référence ou comme fichier de travail.

Aussi contre-intuitif que cela puisse paraître, les systèmes numériques n’ont fait qu’exacerber le problème. On a tendance à ne faire qu’empiler les informations dans un système numérique comme si c’était un classeur sans fond. Tôt ou tard, cependant, même votre système de classement numérique en viendra à un point d’éclatement, et les données devront être transférées vers un système plus grand et plus riche en fonctionnalités.

Risque de rester analogique : Augmentation de la ROT

 Un entrepôt de données est un stockage de données désigné pour un objectif spécifique, tandis qu’un lac de données est un vaste ensemble de données brutes dont l’objectif n’est pas défini.

Tout d’abord, le stockage (papier ou numérique) n’est pas gratuit. Même si les coûts de stockage par gigaoctet ont diminué encore plus rapidement que la puissance de traitement des microprocesseurs a augmenté, les coûts de stockage organisationnels continuent d’augmenter, en moyenne, de plus de 10 % par an.

Une autre version de ce problème est le problème de l’entrepôt de données ou lac de données. La plupart des systèmes de stockage numérique n’ont pas une capacité de purge significative, de sorte que la taille globale de la part d’information devient de plus en plus grande… et encore plus grande. Et cela signifie que la ROT continue également de se développer, ce qui rend plus difficile la recherche de la bonne information.

Toutes ces données inutiles, qui peuvent exister à plusieurs endroits, sont le premier pas vers la perte de contrôle, et finalement vers toutes sortes de violations sévèrement sanctionnées.

Le coût des données obscures

Nous sommes actuellement dans un paysage où la confidentialité et la sécurité des données sont vraiment des questions cruciales pour toute organisation, que vous soyez une entreprise, une organisation à but non lucratif ou une agence gouvernementale ; mais toutes ces questions commencent par une perte de contrôle et des ensembles de données obscures.

Qu’y a-t-il dans un ensemble de données obscures? Voici le problème : vous ne savez pas, et il est plus que probable qu’un tel ensemble soit entièrement composé de ROT.

Cela devrait représenter une préoccupation pour chaque organisation, car des questions de réglementation, de communication préalable et de confidentialité sont imminentes, et sont peut-être déjà d’actualité. De plus, le fait de disposer de toutes ces informations signifie que, si vous êtes en processus de communication préalable, vous pourriez être obligé de produire ces données. Les produire est la moitié du problème : l’autre moitié est en fait de les trouver, et les coûts de la communication informatique continuent d’augmenter. La ROT obscurcit les informations utiles, les principales organisations peuvent dépenser environ 2 000 dollars par gigaoctet juste pour chercher des informations.

Un programme de RIM précis et à jour est un outil indispensable pour garder le contrôle de vos données, éliminer les données obscures et les données ROT, et assurer la conformité réglementaire. Il est temps de laisser vos problèmes de stockage de données issus de l’ère du Pony Express derrière vous et de rejoindre l’ère de la transformation numérique.

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