13 avril 2020

Chers clients,

Chez Access, pendant cette période d’incertitude, nous nous préoccupons de la santé et de la sécurité de nos familles, des membres de notre équipe, de nos clients et de nos partenaires d’affaires qui composent la communauté mondiale d’Access. Notre entreprise suit les recommandations de la santé publique en ce qui concerne les mesures à prendre pour empêcher la propagation de la maladie dans notre secteur et pour soutenir la continuité des services d’entreprise sur lesquels se fient nos clients.

À titre de fournisseur de services essentiels, notre équipe d’Access continue d’offrir notre gamme complète de solutions de gestion des informations et de sécurité afin d’aider nos clients et nos partenaires des services essentiels. Nous avons pris les mesures suivantes afin de garantir le bien-être des membres de notre équipe, de nos clients et des autres personnes qui utilisent nos services et nos installations :

  • Nous faisons davantage appel à la technologie pour améliorer nos façons de communiquer et nos services de numérisation sur demande afin de transmettre l’information de la façon la plus sécuritaire et efficace possible.
  • Tous les voyages d’affaires ont été suspendus jusqu’à ce que les restrictions concernant les voyages intérieurs et internationaux prennent fin et que nos services internes d’évaluation du risque et de planification des affaires permettent la reprise de ces activités.
  • Une politique de télétravail obligatoire a été mise en place pour les membres de nos équipes d’administration, de vente et de soutien.
  • Des pratiques de distanciation sociale ont été mises en place à l’interne et dans l’ensemble de nos services internationaux, y compris la suspension des signatures requises et des autres transactions en personne habituelles.
  • Nous avons amélioré nos pratiques de désinfection quotidiennes de l’établissement afin d’intégrer un nettoyage et une désinfection des surfaces à contact élevé sur une base régulière.
  • Nous avons disposé des masques non médicaux pour une utilisation volontaire dans l’ensemble de notre entreprise afin de limiter davantage la propagation de la maladie.
  • Des protocoles particuliers ont été mis en place pour les services dans les soins de la santé et d’autres environnements à risque élevé. Ces derniers comprennent une formation approfondie pour les membres de l’équipe et des mesures d’évitement des dangers pour contrôler les risques de transmission.
  • Les membres de l’équipe d’Access, ainsi que les entrepreneurs et les visiteurs, sont invités à participer à une évaluation de bien-être afin de surveiller les symptômes compatibles avec la COVID-19 et doivent choisir la quarantaine volontaire, le cas échéant.
  • Nous avons pris des mesures auprès de nos partenaires locaux en ressources d’urgence afin de fournir des quantités adéquates d’équipements et de fournitures de sécurité, comme des désinfectants pour les mains, pour le personnel prodiguant des services essentiels.

En plus des mesures prises pour protéger les personnes, nous avons lancé notre plan de continuité des activités et nous avons mis en place un groupe de travail composé de membres de la direction pour la COVID-19, pris en charge par nos nombreux experts en sécurité, en conformité et en réglementation, pour veiller à ce que nos activités se poursuivent sans accroc. Ainsi, nous devons nous assurer de disposer des provisions et des procédures nécessaires pour effectuer en toute confiance la gestion de toute interruption potentielle en fonction de la nature évolutive de cette crise de santé mondiale.

Access continue à s’engager à dépasser les attentes de nos clients, de l’entreprise et de la communauté chaque jour. Toute personne qui fait affaire avec notre entreprise peut avoir la certitude que nous continuerons d’offrir un service exceptionnel en toute sécurité, d’une façon digne d’Access.

Cordialement,

Leigh Young

Chef Des Opérations

20 mars 2020

Ensemble, nous devons faire face à un énorme défi, car la pandémie du coronavirus touche presque tous les aspects de notre vie. Nous faisons partie intégrante des plans de continuité des activités de nos clients et protégeons l’information pour des millions de personnes. Nous surveillons de très près les conditions locales et nous nous adapterons au besoin.

Access a été désigné comme un service essentiel pour les entreprises, en particulier le gouvernement, les services publics, les hôpitaux, les fournisseurs de soins de santé et les institutions financières. Nous nous sommes engagés à continuer de servir nos clients avec le moins d’interruption possible. En cas de retard, nous communiquerons avec vous le plus rapidement possible.

À titre de rappel, nous pouvons vous aider à gérer vos besoins en matière d’information grâce à la livraison numérique de documents numérisés (numérisation sur demande), au déplacement des dossiers hors site pour en faciliter l’accès, à l’offre de service à d’autres emplacements avec l’autorisation appropriée, à la numérisation, et plus encore.

La santé et la sécurité de nos clients, des collectivités et des membres de l’équipe sont nos priorités absolues. Veuillez communiquer avec notre équipe du service à la clientèle ou nous appeler au 877 345-3546 pour obtenir de plus amples renseignements et pour évaluer les options de service.

Sincèrement,

Leigh Young
Chef des Opérations


18 mars 2020

Notre vision :  Dépasser les attentes de nos clients, de l’entreprise et de la communauté chaque jour.

Notre mission :  Révolutionner la façon dont le monde gère l’information avec le meilleur service qui soit.

Notre engagement envers vous – Nous sommes là pour vous aider.

Access protège et gère l’information de millions de personnes partout dans le monde. Nous prenons cet engagement très au sérieux, particulièrement ces jours-ci alors que nous nous efforçons tous de nous protéger mutuellement durant la pandémie mondiale du coronavirus (COVID-19).

Notre vision reste la même : dépasser les attentes de nos clients, de notre entreprise, et de notre communauté chaque jour, et, ces derniers jours, la santé des membres de notre équipe Access, de nos clients et des personnes qui vivent dans nos communautés représente notre priorité absolue.

Nous prenons des mesures proactives, nous apprenons continuellement et nous nous adaptons au fur et à mesure.

Nous prenons des décisions éclairées et nous planifions les choses afin de nous assurer d’être capables de répondre à vos besoins de gestion des informations face à cette pandémie mondiale et à toutes les nouvelles restrictions.

Nous avons choisi une équipe de direction multidisciplinaire expérimentée pour diriger un groupe de travail Access sur le coronavirus (COVID-19).  Notre objectif est de répondre rapidement et de manière décisive lorsque nos clients communiquent avec nous pour recevoir de l’aide.

Nos activités et notre capacité à travailler à distance

Nos centres documentaires et nos installations de service demeurent ouverts et opérationnels. Nous sommes considérés comme étant un fournisseur de services essentiels pour les entreprises, particulièrement pour les hôpitaux, les fournisseurs de soins de santé et les institutions financières.

Nous avons instauré des mesures de sécurité dans chacun de nos centres, en équipant les membres de notre équipe de produits désinfectants et en leur donnant des formations quotidiennes et de l’information, particulièrement en ce qui concerne la distanciation sociale et les pratiques de livraison sans danger. De plus, seules les visites d’affaires essentielles seront permises dans nos installations, et seulement lorsque celles-ci auront répondu à des critères spécifiques en matière de dépistage.

Si les membres de notre équipe ou des membres de leur famille ne se sentent pas bien, les membres de notre équipe devront demeurer à leur domicile comme indiqué dans les directives des Centres pour le contrôle et la prévention des maladies.

Tous les employés qui ne font pas partie de l’équipe des opérations travaillent depuis leur domicile depuis le vendredi 13 mars. Notre équipe chargée des technologies s’assure que nous ayons un accès sécurisé à nos systèmes afin que nos activités puissent continuer de travailler à distance, avec le moins d’interruptions possible.

Accès à vos renseignements

Nous vous fournirons un accès à vos renseignements cruciaux, peu importe le secteur que vous desservez ou l’emplacement duquel vous travaillez. En plus de nos services standard de livraison et de cueillette physiques, vous pouvez également demander la livraison de dossiers stockés et en recevoir des copies numériques par l’entremise de nos services de numérisation sur demande. Nous vous invitons à envisager cette option alors que nous devons tous nous ajuster afin de limiter la propagation de la COVID-19.  Si vous devez faire appel à la livraison physique de dossiers, nous pourrons également faciliter la livraison à des emplacements différents lorsque nous obtiendrons l’autorisation à cet effet.

Nous pouvons déplacer les dossiers sur site vers des emplacements hors site afin qu’ils puissent être récupérés plus facilement pendant que votre équipe travaille de la maison. De plus, nous pouvons numériser vos dossiers les plus actifs pour veiller à ce que leur distribution soit rapide et sécuritaire.

Comme toujours, nous pouvons offrir la destruction sécurisée des dossiers et des fichiers média. Nous pouvons aussi vous aider à passer en revue et créer vos politiques de rétention. Nous serons heureux de communiquer virtuellement avec vos équipes afin de faire de la planification stratégique, et ce, en tout temps. Veuillez nous laisser savoir comment nous pouvons vous aider, ainsi que votre entreprise et votre équipe, à traverser cette pandémie.

Voyages d’affaires

Pour l’instant, nous avons annulé tous les voyages, hormis, bien entendu, les livraisons opérationnelles courantes à nos clients. Nous sommes heureux de pouvoir offrir une flexibilité quant aux réunions avec les représentants d’Access grâce aux vidéoconférences. Puisque les conférences et rassemblements d’affaires sont annulés, nous explorons d’autres façons de communiquer virtuellement afin de vous maintenir informé et mis au fait des développements quant à la gestion et la gouvernance des informations.

Le Service à la clientèle continue d’offrir du soutien

En date d’aujourd’hui, les heures d’ouverture du Service à la clientèle n’ont pas changé. Nous restons à votre disposition pour répondre à vos besoins; n’hésitez pas à communiquer avec votre représentant du Service à la clientèle pour toute question ou préoccupation.

Restez en sécurité et en santé.

Rob Alston
Président Directeur Général


12 mars 2020

Alors que le Coronavirus (COVID-19) continue à évoluer, nous souhaitons vous assurer qu’Access a mis en œuvre un plan de continuité des activités (PCA) et que nous sommes entièrement opérationnels. Nous comprenons que beaucoup d’entre vous s’appliquent à mettre en œuvre leur propre PCA et disposent de consignes de degrés variés en appui à vos employés et clients. Certains clients nous ont contactés pour s’assurer que nous continuerons à satisfaire à leurs besoins en matière de gestion des informations durant cette période qui ne cesse de changer. En tant que partenaires d’affaires, nous voulons vous assurer que nous sommes là pour vous appuyer.

Comment avons-nous déjà aidé nos clients? En voici quelques exemples :

  • Prestation numérique des dossiers hors site demandés afin de réduire les contacts personnels (Numérisation sur demande)
  • Déplacement des dossiers sur site vers des emplacements hors site
  • Indexation des dossiers stockés chez nous pour faciliter les demandes de dossiers hors site
  • Numérisation des dossiers pour faciliter la distribution
  • Destruction des dossiers se trouvant sur le site

Nous sommes là pour vous appuyer et pour satisfaire aux besoins de votre entreprise, aussi bien dans les bons moments que dans les périodes difficiles. N’hésitez pas à communiquer avec nous ou à nous appeler au 877 345-3546 s’il y a quoi que ce soit que nous puissions faire pour vous.