Cette semaine, dans la deuxième parution de cette série de blogues en deux parties (voir la première partie ici), nous allons aborder certaines considérations clés avant de planifier un projet de transformation numérique.
Pour de nombreuses organisations, la transformation numérique à constituer un projet peut sembler très intimidante. Plutôt que d’adopter une approche « tout ou rien » et de plonger dans la numérisation à grande échelle, vous pourriez envisager de commencer par un projet pilote plus petit. Notre expérience nous indique qu’aborder un projet en tant que projet pilote est une pratique exemplaire qui augmente la probabilité de succès à long terme des initiatives de transformation numérique.
Voici sept conseils pour la planification et la réalisation d’un projet pilote de transformation numérique efficace :
Déterminez l’échéancier d’achèvement, le budget et la portée des travaux
Pour votre projet pilote, précisez quel ensemble de documents vous allez numériser et quels employés les utilisent ou prévoient de les utiliser. Documentez cette information, ainsi qu’un calendrier et un budget proposés, dans un aperçu du projet ou une procédure opérationnelle normalisée (PON). Ce document vous sera utile lorsque vous irez chercher des appuis organisationnels et du soutien pour le projet pilote. N’oubliez pas qu’il devrait s’agir d’un document « vivant » qui évolue comme le fait le projet.
Déterminez quelles parties du processus vous impartirez.
Votre organisation n’a pas besoin de gérer tous les aspects de la numérisation à l’interne. Par exemple, certaines équipes décident de numériser leurs documents à l’interne, mais impartissent l’entreposage physique des documents. Que vous impartissiez une portion du projet ou non, il est essentiel de tenir compte de la sécurité de la chaîne de contrôle des documents. Cela est pertinent si vous faites le transport de documents pour la numérisation, l’entreposage ou la destruction. Le personnel qui manipule les documents, à la fois vos employés et les ressources de vos partenaires, doit être correctement formé et sélectionné. Pour votre projet pilote, décrivez clairement les ressources internes, vos plans d’impartition et les processus de la chaîne de contrôle.
Clarifiez les exigences de numérisation
Vous devez ensuite déterminer si le projet pilote comprendra des documents standard ou spécialisés comme des dessins et des spécifications d’ingénierie très détaillés ou des documents surdimensionnés. Pour votre projet pilote, vous pouvez décider d’utiliser un fournisseur externe pour la numérisation plutôt que d’investir dans de l’équipement de production personnalisé et coûteux ou de numérisation spécialisée. Avant le début du projet pilote, expliquez clairement les exigences liées à la qualité de l’image de l’utilisateur final et celles du système de destination. Dans le cadre du lancement du projet pilote, effectuez des essais initiaux pour vous assurer que les attentes en matière de qualité d’image sont satisfaites.
N’oubliez pas la préparation du document
Cette étape de la numérisation a tendance à prendre beaucoup de temps et à être coûteuse. Elle nécessite également beaucoup d’espace. Le travail de préparation nécessite des ressources pour retirer les agrafes, les trombones et les notes autocollantes, et lisser les plis et les froissures avant de pouvoir numériser les documents. Ces personnes peuvent également regrouper et classer des documents, et être en mesure de le faire correctement demande parfois beaucoup de formation et de connaissances. Combiner la validation du manifeste au suivi des codes à barres est un moyen efficace de valider que chaque document papier a été numérisé et comptabilisé.
Tenez compte des exigences en matière de recherche et de récupération de documents
Pendant les étapes de planification du projet pilote, prenez le temps de penser à l’accès aux documents numériques des utilisateurs. Dans certains cas, les organisations souhaitent empêcher certains utilisateurs d’accéder à des documents sensibles ou à certaines parties de documents. Un autre point à envisager est la rétention des documents. Il est essentiel de saisir les métadonnées appropriées pour l’indexation de chaque document pour répondre aux exigences de recherche, de récupération et de rétention.
Créez un plan pour disposer des documents
Une fois que les dossiers physiques ont été numérisés pendant un projet pilote, l’organisation doit décider s’il faut entreposer les documents physiques de façon sécuritaire ou les détruire. La disposition des documents doit tenir compte des exigences réglementaires. Une fois que les documents ont été numérisés et soumis à des examens de contrôle de la qualité, il peut être approprié de détruire les versions papier physiques.
N’oubliez pas de planifier la disposition des documents numériques
Un document numérique peut être soumis aux mêmes lois et règlements qu’un document physique. Assurez-vous que votre processus de numérisation correspond aux exigences de rétention à long terme. Les processus de classification de document et de saisie des métadonnées sont essentiels pour y parvenir. Enfin, assurez-vous d’avoir un plan pour être en mesure d’exécuter la disposition, une fois la période de rétention terminée.
Si votre organisation souhaite commencer un projet pilote de transformation numérique, mais qu’elle ne sait pas par où commencer, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Access a travaillé avec de nombreuses entreprises pour numériser des documents, les indexer, les stocker et en disposer. Un projet pilote bien conçu est l’un des meilleurs moyens de démontrer la valeur de la numérisation et de créer un élan pour les initiatives à grande échelle.
Entre-temps, vous pouvez également en apprendre davantage sur les solutions d’Access pour faciliter les projets pilotes de numérisation en regardant ma webdiffusion à la demande : Transformation numérique 2.0 | S’y rendre (ENG)
