Récemment, le passage au télétravail a accéléré le besoin de numérisation dans le monde entier. Cependant, cette transition a été difficile pour plusieurs, qui ont peut-être dû passer rapidement et sans avertissement d’un environnement à forte consommation de papier ou numérique hybride. Access s’efforce de faciliter cette transition pour les clients en discutant et en comprenant leurs objectifs de numérisation à long terme et en traçant le chemin qui permettra la mise en place de processus de numérisation et d’automatisation efficaces.

Comme beaucoup d’entre vous le savent déjà, Access gère le cycle de vie de l’information de manière holistique, en offrant à ses clients le meilleur service et la meilleure qualité. Mais comment pouvons-nous qualifier cet énoncé? Nos processus standards de contrôle de la qualité aident à assurer que nos clients vivent la meilleure expérience possible. En fait, il s’agit d’un élément clé de notre énoncé de mission : être le chef de file de l’industrie de la gestion des dossiers et de l’information en fournissant à nos clients le MEILLEUR service. C’est en fait un vrai mode de vie chez Access.

Qu’est-ce qui distingue Access en tant que partenaire de numérisation?

Nos clients nous posent souvent des questions sur nos processus et procédures. Comment pouvons-nous garantir une conversion entièrement numérique de chaque feuille de papier dans un gros dossier relié? Plusieurs croient qu’un processus qu’on nomme « validation de la page à l’image » physique donnera cette garantie, mais à un prix de production qui n’est pas concurrentiel sur le marché libre. En vérité, puisqu’aucun processus connu ne peut offrir une garantie à 100 %, la vraie question devient « Comment Access parvient-elle à fournir un accord sur le niveau de service à un degré de qualité extrêmement élevé sans recourir au coût de main-d’œuvre élevé qu’exige la validation physique de la page à l’image? »

Notre « recette secrète »

Vous trouverez ci-dessous les processus et procédures détaillés qui permettent à nos installations de haute production d’atteindre ou de dépasser une assurance de la qualité de production de 99,985 % sans avoir recours au coûteux processus physique de page à image. Ces étapes ont été validées sur des cycles de production dépassant cinquante millions de feuilles de papier, qui ont toutes été vérifiées au moyen d’un processus Six Sigma et qui sont toutes employées par Access pour chaque projet de conversion :

Consultation : « Préparer nos clients pour la réussite »

  • Le modèle d’Access : Nous avons recours à une consultation client avant et après le processus, avec des équipes de gestion de projet spécialisées qui apportent, collectivement, des centaines d’années d’expérience dans le processus. Cela identifie les meilleures pratiques pour les besoins et les exigences spécifiques du client.
  • Réunions de planification interne : Les services de l’exploitation, de la gestion et de la technologie établissent et conçoivent le meilleur schéma de processus pour répondre aux objectifs de numérisation du client.
  • Processus de contrôle des changements : Surveiller les mesures de débit et les résultats de qualité, afin de les affiner en fonction des comparaisons avec les références prévues.
  • Procédures de qualité : De mêmes procédures de qualité ne peuvent pas être appliquées universellement à tous les projets. Voici quelques exemples de scénarios qui font la différence entre les processus de qualité :
    • Les clients ne savent pas toujours quel contenu existe et ils expédient des boîtes pleines de fichiers
    • Les clients ont un manifeste exact de chaque fichier dans chaque boîte, ayant chacune un code à barres et une correspondance dans une base de données
  • Chaîne de responsabilité :« Suivi des stocks à chaque processus »
  • Visibilité en ligne : Toutes les boîtes et tous les fichiers font l’objet de suivi tout au long du cycle de vie du document à l’aide de la plateforme de gestion des dossiers d’Access nommée Dossiers FileBRIDGE, une solution transparente et disponible pour chaque client pour chaque projet.
  • Déplacement des boîtes : Ceci est étroitement surveillé afin de maintenir la chaîne de contrôle tout au long du processus d’imagerie.

Préparation de documents : « Le fondement d’un produit de qualité »

  • Validation du contenu : Les membres de l’équipe de préparation de documents effectuent la validation du contenu des manifestes de contenu de la boîte au niveau du fichier, ce qui nous aide à nous assurer que nous avons reçu ce que le client avait prévu.
  • Garder les boîtes séparées : Les boîtes ne sont jamais divisées ou partagées, et aucun opérateur ne travaille sur plus d’une boîte à la fois. Cela aide à éliminer la possibilité de mélange de boîtes ou de fichiers.
  • Former le formateur : Access exige que le client interagisse directement avec les gestionnaires du processus de préparation, afin d’assurer l’exactitude de la classification tout au long des étapes préliminaires à la production.
  • Membres de l’équipe de segment : Les membres expérimentés de l’équipe sont segmentés en applications spécialisées afin de tirer parti de l’expérience approfondie d’Access. Cela favorise la qualité, l’efficacité et la vitesse de production.
  • Identification des défauts spécifiques : L’état du papier physique, tels que les coins tournés, les déchirures, les trous, le ruban, les dommages causés par l’eau, la fragilité, etc. affectent tous l’efficacité et la précision au poste de numérisation. Apporter les bons correctifs a un impact positif et direct sur le niveau de qualité du résultat capturé.
  • Efficacité de l’indexation : ces gains sont obtenus lors de la préparation en capturant des métadonnées avec un code à barres, un séparateur de reconnaissance optique de marques (OMR) ou en enregistrant sur des pages de séparation de documents. Ce processus améliore l’exactitude de l’indexation grâce à la normalisation des données de ce processus.

 Numérisation de documents : « Saisie efficace et exacte »

  • Pas de numérisation aveugle : Les opérateurs de scanneurs préparent une pile de documents de taille efficace et guident manuellement les pages dans le scanneur, en effectuant la capture par la vue, la sensation et le son.
  • Validation de la page à l’écran : préparée pendant la capture en examinant un moniteur d’image.
  • Vérification de la densité optique : Les scanneurs utilisent ceci en vérifiant chaque page pour valider un fil d’une page; en outre, ils effectuent des réglages automatiques pour le redressement et le déchatoiement, la rotation automatique du verso, le cadrage automatique, la compensation de l’exposition et la détection automatique des couleurs.
  • Lots : Les documents préparés sont divisés en lots de taille optimale afin d’augmenter la vitesse de traitement tout en maintenant l’intégrité de la capture.

Indexation des applications avec code à barres : « Application de métadonnées automatisée »

  • Codes à barres et fusion de données : Utilisés dans la mesure du possible pour réduire ou éliminer l’indexation manuelle.
  • Technologie de lecture de code à barres secondaire : Utilisé après le processus pour assurer une lecture de code à barres à 100 %.
  • Normes de codage à barres rigides : Utilisées pour maximiser la lisibilité de la machine, comme la taille et la densité de la police, le placement des codes à barres sur la page et le contraste de la page.

Assurance de la qualité :« Questionnement proactif, correction positive »

  • Étapes de traitement dédiées : L’assurance de la qualité a été utilisée au cours des cinq étapes de production précédentes pour assurer la qualité et l’exactitude, mais Access continue d’appliquer des mesures de contrôle de la qualité (CQ) en utilisant des étapes de traitement détaillées et dédiées.
  • Processus de CQ automatisé : Exécuté au sein de la plateforme de saisie, afin de fournir :
    • Validation de l’index : vérifier si un champ obligatoire est manquant ou si la longueur ou le type d’un champ est incorrect.
    • Validation des données : analyser les caractères dans le champ pour s’assurer que sa valeur répond aux exigences de conception pour ce champ.
    • Effectuer la validation de la fusion : s’assurer que les champs obligatoires ne sont pas NULS, avec la production automatisée de rapports d’exception au besoin.
    • Les dénombrements de pages physiques générés par le système sont utilisés pour correspondre aux fichiers physiques lorsque cela est possible.
    • Le système peut générer un compte de codes à barres physique afin de correspondre au manifeste original de ce lot de production.
  • Opérateurs de CQ humains : Pour examiner les résultats du processus automatisé et résoudre tous les problèmes signalés.
  • Processus de la page à l’image et de double-saisie : Offerts, selon la tolérance au risque et les exigences du client.

Finalisation : « Service du lot terminé »

  • Validation : Les opérateurs de finalisation humains valident les métadonnées et les images, en utilisant les exigences et normes établies en matière d’exportation de données, ainsi que tous les champs d’index et les pointeurs d’image.
  • Suivi  : De l’achèvement du lot et de la sortie par rapport à la boîte originale ou au manifeste au niveau du fichier.
  • Métadonnées et images : Pour vérifier qu’elles sont affichées correctement dans la solution hébergée sur le Web ou enregistrées correctement sur un site SFTP ou sur un lecteur amovible externe chiffré.

Vérification de livraison : « Rapport sur un travail bien fait »

  • Comparaison finale : Effectuée pour s’assurer que tous les articles reçus ont été traités et que les articles traités ont été livrés.
  • Rapports d’audit : Générés par rapport aux manifestes initiaux, rapports d’exception et éléments marqués pour correction.
  • Comparaison maîtresse : En l’absence d’un manifeste, Access peut comparer les résultats de son processus de saisie à une liste maîtresse de tous les fichiers anticipés, fournie par le client.
  • Approbation en ligne : Access peut également fournir l’affichage d’images et de métadonnées à une solution hébergée sur le Web pour permettre au client d’en faire l’examen avant l’engagement final à la solution de gestion de contenu d’entreprise du client.
  • Rétroaction : Des résultats de projets internes favorisent l’amélioration continue des processus.

Pour en savoir plus sur le processus de numérisation d’Access, regardez notre nouvelle vidéo ci-dessous!

En savoir plus sur la numérisation d’Access