Le défi

  • Degré élevé de complexité
  • Besoin de faire passer les processus au numérique
  • Établir un processus de disposition défendable

Les résultats

  • Réduction des coûts d’entreposage et meilleur contrôle des risques
  • Identification et récupération plus rapides des dossiers
  • Économies de temps et efficacité accrue des employés

Les Truman Medical Centers (TMC) sont le plus grand centre de soins hospitaliers et ambulatoires des hôpitaux de Kansas City. Ils disposent de deux hôpitaux universitaires de soins aigus, d’un programme de santé comportementale, d’un centre de soins de longue durée et de plusieurs cabinets de soins primaires. Imprégnés de l’histoire de Kansas City et de ses racines qui remontent à plus d’un siècle, les Truman Medical Centers sont un centre de santé universitaire qui fournit des soins de santé de qualité accessibles et de pointe à la communauté, sans égard à la capacité de payer.

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Les dossiers des patients sont correctement éliminés.

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Économies sur les coûts d’entreposage mensuels.

Le défi

Les TMC cherchaient à mettre en œuvre un programme de gouvernance de l’information hautement structuré, comme prévu par le service de gestion des informations. Cette approche rigoureuse a été nécessaire afin de répondre au degré élevé de complexité et aux défis associés à l’amélioration du programme de dossiers de longue date des TMC. Les occasions d’amélioration sous-jacentes comprenaient la résolution du manque de connaissances et de structure concernant les boîtes, les dossiers et leur contenu, dans plusieurs services. Ce défi a limité la capacité d’éliminer de façon défendable les informations et a créé des obstacles quant à la capacité de produire des dossiers en temps opportun. Les tableaux ont été extraits manuellement, ce qui a été ajouté aux frais généraux.

En outre, avec la transition de l’industrie des soins de santé vers les dossiers médicaux électroniques, un important sous-ensemble de ces dossiers de patients a dû être converti en format électronique.

La solution

En raison de sa maitrise de la conception et de l’approche Access était un partenaire disposé et compétent pour résoudre les complexités et les besoins en ressources nécessaires à la mise en œuvre de la nouvelle politique de gestion des informations. Il s’agissait notamment d’indexer et de cataloguer des milliers de boîtes existantes dans plusieurs installations et chez plusieurs fournisseurs. La détermination des dossiers pouvant être éliminés et déchiquetés a créé un modèle stable et durable pour les ajouts futurs de dossiers. Le volume de fichiers physiques et l’évolution rapide de l’environnement des soins de santé offraient une occasion unique de travailler avec les solutions de gestion des documents d’Access, y compris la numérisation, l’entreposage des dossiers et la destruction sécurisée.

TMC et Access ont développé une solution créative qui répondait aux exigences opérationnelles et budgétaires de TMC et qui a créé de la valeur à long terme. C’est dans le cadre de ce partenariat qu’Access a pu se distinguer des autres options sur le marché et solidifier les bases d’une excellente relation.

Nous avions besoin d’un partenaire qui connaissait et comprenait notre engagement envers la communauté et qui était prêt à travailler avec nous, financièrement. Access est rapidement devenu notre ressource unique pour répondre à tous nos besoins en matière de gestion des informations. Seth Katz, directeur adjoint de l’information

Avantages

Grâce à une politique et à une procédure de gouvernance bien définies, le service de gestion des informations est devenu la « base » de TMC, appuyant les dossiers et la documentation des besoins de plusieurs disciplines essentielles au sein de l’organisation.

Au cours du projet, environ 1 000 000 dossiers de patients ont été éliminés grâce aux services de déchiquetage sûr d’Access, ce qui équivaut à près de 30 000 boîtes de dossiers. La réduction de l’inventaire physique a entraîné une économie d’entreposage de plus de 5 000 dollars par mois.

Le personnel de l’hôpital a maintenant la possibilité de localiser et de récupérer les dossiers entreposés sur place et de les livrer à leurs intervenants de façon accélérée. Le logiciel Dossiers FileBRIDGE a fourni une identification et une récupération faciles des dossiers, tandis que le système de numérisation sur demande a fourni une livraison prompte et rapide pour toutes les demandes quotidiennes. Chacun des avantages découlait d’une base de données interrogeable qui a été personnalisée en fonction des besoins particuliers de l’organisation.

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