Le monde numérique a entraîné une explosion d’informations.

Les questions sur la confidentialité sont à la hausse, avec une concentration sur le big data, les analyses et la découverte électronique.
Quels dossiers devriez-vous conserver? Pendant combien de temps? Et où?

Les gestionnaires de documents sont confrontés à des politiques de sécurité de l’information de plus en plus complexes, tant pour les documents numériques que pour les documents papier. Ces politiques s’appliquent aux informations de votre entreprise stockées sur site, hors site ou dans le nuage.

Nos services de consultation sur les programmes de gouvernance de l’information peuvent aider votre organisation à :

  • découvrir les documents que vous avez, leur emplacement et combien de temps vous devez les garder;
  • augmenter l’efficacité opérationnelle par le bien de l’automatisation des processus;
  • renforcer des politiques constantes de classification, de conservation et d’élimination;
  • se conformer aux règlements et atténuer les litiges en améliorant les processus de gestion des risques.
Digital world graphic being touched. Information governance in the digital world.

Qu’est-ce que la gouvernance de l’information?

La gouvernance de l’information (GI) est tout ce qui a trait à la saisie, la formation, l’utilisation, le stockage et la suppression de l’information. Elle englobe les documents papier, les documents électroniques, les données et tout autre type de contenu. En plus de la gestion des dossiers et de l’information (RIM, « records and information management »), la GI s’appuie sur son expertise en matière de droit, de risques et d’informatique pour protéger, utiliser et générer de la valeur dans toute l’organisation.

« La gouvernance de l’information comprend la totalité des règles, des règlements, des lois, des normes et des politiques que les organisations doivent respecter lorsqu’elles créent, partagent et utilisent des informations. »

– Chris Walker, VP d’AIIM Canada

Une gamme complète de solutions de gouvernance de l’information

Notre processus de gouvernance de l’information à service complet commence par une vérification et une évaluation complète des politiques, des processus et de la documentation de la gestion des dossiers existants. Nous créons et mettons ensuite en œuvre un programme unique de gouvernance de l’information pour combler les lacunes, remédier aux faiblesses, aborder la gestion du changement et créer une feuille de route pour une exécution réussie.

Calendriers de conservation des documents

Un bon calendrier de conservation est l’élément central d’un programme de gestion des dossiers et de l’information défendable. Nous vous aiderons à créer un horaire complet, à la fine pointe de la technologie, qui répondra à toutes les exigences réglementaires et opérationnelles.

Politique de gouvernance de l’information

Un ensemble cohérent de politiques de GI à l’appui d’un calendrier de conservation est essentiel pour contrôler, protéger et gérer efficacement les informations de votre entreprise. Vous trouvez cela intimidant? Il est facile de commencer quand on peut compter sur les bonnes personnes.

Mise en œuvre du programme

Pour mettre en œuvre et gérer au mieux un excellent programme RIM, vous avez besoin d’une solide base de gouvernance de l’information. La mise en œuvre du programme commence par la compréhension de l’état des politiques de GI existantes et du degré de conformité au sein de votre organisation.

Gestion des dossiers patrimoniaux

Les documents patrimoniaux peuvent représenter de nombreux défis. Économisez du temps, de l’espace, de l’argent et des maux de tête grâce aux services de numérisation de documents qui permettent d’archiver électroniquement les dossiers papier. Vous n’avez même pas besoin de toucher à tous les dossiers.

Évaluations de la technologie de GI

Une fois que de solides plans, politiques et procédures de gouvernance de l’information sont mis en place, il est temps de s’assurer que vous comptez sur les bons systèmes pour la gérer. Nous évaluerons votre infrastructure technique pour nous assurer que les calendriers de conservation et autres besoins clés de conformité sont pris en charge.

Conformité réglementaire

Le cadre réglementaire continue d’évoluer rapidement à mesure que les préoccupations en matière de protection de la vie privée s’amplifient. Nous vous aiderons à créer un programme de gestion centralisée des documents qui assure la conformité avec vos politiques d’IG, et avec les règlements comme PIPEDA, RGPD, CCPA, SOX, et plus encore.

Votre solution complète de gestion de l’information

Nous nous spécialisons dans la création de politiques et de calendriers de conservation et dans le soutien holistique de GI, ce qui comprend la conformité et la confidentialité des données, et comptons sur plusieurs années d’expertise dans la gestion traditionnelle des dossiers et de l’information. Cela nous permet d’offrir une approche de service complet pour gérer l’ensemble du cycle de vie de l’information.

Relier le logiciel de planification de la conservation et le logiciel de gestion des dossiers

LexiTrac est un outil de développement et de gestion de programmes de conservation. Grâce à l’IA, le logiciel rend le haut volume de données complexes gérable, sécurisé et conforme à la loi.

LexiTrac offre :

  • l’élaboration d’un programme de conservation intuitif et convivial;
  • la gestion d’un programme de conservation, y compris les mises à jour légales et réglementaires de façon continue;
  • l’accès à des dizaines de milliers de règles, lois, règlements, normes et directives de conformité de l’information des É.-U. et mondiaux, organisés de façon fonctionnelle;
  • la couverture dans plus de 110 pays;
  • les rapports de gouvernance de l’information indiquant les préoccupations en matière de confidentialité, de restrictions quant aux emplacements des données, d’exigences des médias et de conseils sur les questions d’éthique;
  • la cartographie des données des systèmes électroniques;
  • la fonctionnalité du flux de travail pour soutenir les processus de gestion en interne.

Dossiers FileBRIDGE, une solution de gestion infonuagique des documents, permet aux organisations d’accéder aux documents physiques et numériques, de les protéger et de les contrôler de façon défendable.

Avec Dossiers FileBRIDGE, les gestionnaires de dossiers peuvent profiter d’un accès à :

  • la gestion des documents physiques et numériques;
  • la sécurité complète des fichiers;
  • des rapports et mesures en temps réel;
  • la gestion de projets et de calendriers;
  • la gestion de la destruction;
  • la rétention et la gouvernance intelligentes des données;
  • la gestion des inventaires sur site et hors site;
  • des capacités améliorées de recherche et de commande d’inventaire;
  • une large gamme d’options de préparation de rapports à portée de la main;
  • une chaîne de traçabilité et le respect des règles de gouvernance;
  • une capacité sur tout appareil.

Ressources supplémentaires sur la gouvernance de l’information

6 Reasons to Consider a Records Management and Information Governance Consultant

Information Governance in a Digital World

Webcast: Total Information Governance

We solve records and information governance problems

Voyez comment Access peut vous aider à créer et à mettre en œuvre un programme de gouvernance de l’information qui répond à vos besoins uniques.