Votre stockage de données et de documents est-il suffisamment sécurisé, conforme et accessible pour répondre à vos besoins?

Une fois que de solides plans, politiques et procédures de gouvernance des informations sont mis en place, assurez-vous que vous comptez sur la technologie requise pour la gérer. Nous évaluerons votre infrastructure technique pour nous assurer que le calendrier de rétention et d’autres besoins clés en matière de conformité sont pris en charge. Une technologie sûre et sécurisée est impérative pour le succès d’un programme de GI complet.

Notre service d’évaluation des systèmes d’information procédera à un examen des éléments suivants :

  • Les systèmes informatiques de gestion des dossiers et de l’information (GDI) existants et leurs mécanismes d’accès et d’utilisation respectifs
  • Les systèmes potentiels lorsqu’une nouvelle plateforme de services de contenu (PSC) est envisagée

Une fois l’évaluation terminée, vous recevrez un rapport de recommandations décrivant les problèmes constatés et la façon de les régler.

Une évaluation de la technologie de la GI pourrait vous convenir si vous êtes préoccupé par :

  • La sécurité et la confidentialité des données dans les systèmes électroniques
  • L’incertitude quant à l’alignement des systèmes sur les politiques de confidentialité et de sécurité, ou sur la politique de la GI (p. ex., pistes de vérification, information nominative, etc.)
  • La gestion et l’inventaire et gestion des données non structurées dans SharePoint ou d’autres référentiels de données
  • L’efficacité et la réduction des coûts de la capacité de stockage des serveurs
  • La réduction de la charge de vos données électroniques

Si votre organisation envisage une nouvelle solution ou une solution ECM/ERMS/EDMS, nous pouvons :

  • Vous aider à élaborer des critères de sélection
  • Vous conseiller objectivement un tiers dans la sélection d’un partenaire
  • Vous donner des informations et vous aider en matière de négociation et de passation de marchés
Team of office workers collaborating on digital technology.
Access employee delivering secure documents in an Access document box.

Pourquoi choisir Access?

Faites des associés d’Access et de Montaña vos conseillers de confiance en ce qui concerne la technologie relative à la GDI ou à la GI, le contenu d’entreprise et les systèmes de gestion de documents. Que vous envisagiez de nouvelles applications ou que vous cherchiez à optimiser des technologies existantes, nous avons ce qu’il vous faut.

Notre service d’évaluation de la technologie de la GI génère une valeur significative en créant un alignement sur les pratiques de base de la GI et les défis de gouvernance existants. Notre service d’évaluation aide également à rationaliser la gouvernance des informations au sein des organisations.

Une gamme complète de solutions de gouvernance des informations

Notre processus de gouvernance des informations à service complet commence par une vérification et une évaluation complètes des politiques, des processus et de la documentation de la gestion des dossiers existants. Nous créons et mettons ensuite en œuvre un programme unique de gouvernance des informations visant à combler les lacunes, remédier aux faiblesses, aborder la gestion du changement et créer une feuille de route, favorisant ainsi le succès de l’exécution.

Calendriers de rétention des documents

Un bon calendrier de rétention est l’élément central d’un programme de gestion des dossiers et de l’information défendable. Nous vous aiderons à créer un horaire complet, à la fine pointe de la technologie, qui répondra à toutes les exigences réglementaires et opérationnelles.

Politique de gouvernance des informations

Un ensemble cohérent de politiques de GI à l’appui d’un calendrier de rétention est essentiel pour contrôler, protéger et gérer efficacement les informations de votre entreprise. Vous trouvez cela intimidant? Il est facile de commencer quand on peut compter sur les bonnes personnes.

Mise en œuvre du programme

Pour mettre en œuvre et gérer au mieux un excellent programme de GDI, vous avez besoin d’une solide base de gouvernance des informations. La mise en œuvre du programme commence par la compréhension de l’état des politiques de GI existantes et du degré de conformité au sein de votre organisation.

Gestion des dossiers patrimoniaux

Les documents patrimoniaux peuvent représenter de nombreux défis. Économisez du temps, de l’espace, de l’argent et des maux de tête grâce aux services de numérisation de documents qui permettent d’archiver électroniquement les dossiers papier. Vous n’avez même pas besoin de toucher à tous les fichiers.

Conformité réglementaire

Le cadre réglementaire continue d’évoluer rapidement à mesure que les préoccupations en matière de confidentialité s’amplifient. Nous vous aiderons à créer un programme de gestion centralisée des documents qui assure la conformité avec vos politiques d’IG, et avec les règlements comme LPRPDE, RGPD, CCPA, SOX, et plus encore.

 

 

Votre solution complète de gestion des informations

En avril 2019, nous avons fait l’acquisition de Montaña & Associates, un chef de file en matière de consultation sur la gouvernance des informations (GI). Depuis plus de 20 ans, Montaña se spécialise dans la création de politiques et de calendriers de rétention, ainsi que dans le support holistique de GI comprenant, notamment, la conformité et la confidentialité des données. Grâce à l’expertise d’Access en matière de gestion des dossiers et de l’information, ce partenariat stratégique crée une approche de service complet pour l’ensemble du cycle de vie de l’information.

Relier le logiciel de planification de la rétention et le logiciel de gestion des dossiers

Logo de LexiTrac

LexiTrac est un outil de développement et de gestion de programmes de rétention. Grâce à l’intelligence artificielle (IA), le logiciel rend le haut volume de données complexes gérable, sécurisé et conforme à la loi.

LexiTrac offre :

  • l’élaboration d’un programme de rétention intuitif et convivial;
  • la gestion d’un programme de rétention, y compris les mises à jour légales et réglementaires de façon continue;
  • l’accès à des dizaines de milliers de règles, lois, règlements, normes et directives de conformité de l’information des É.-U. et mondiaux organisés de façon fonctionnelle;
  • la couverture dans plus de 110 pays;
  • les rapports de gouvernance des informations indiquant les préoccupations en matière de confidentialité, de restrictions quant aux emplacements des données, d’exigences des médias et de conseils sur les questions d’éthique;
  • la cartographie des données des systèmes électroniques;
  • la fonctionnalité du flux de travail pour soutenir les processus de gestion en interne.

Logo de Dossiers FileBRIDGE
Dossiers FileBRIDGE, une solution de gestion infonuagique des documents, permet aux organisations d’accéder aux documents physiques et numériques, de les protéger et de les contrôler de façon défendable.

Avec Dossiers FileBRIDGE, les gestionnaires de dossiers peuvent profiter d’un accès à :

  • la gestion des documents physiques et numériques;
  • la sécurité complète des fichiers;
  • des rapports et mesures en temps réel;
  • la gestion de projets et de calendriers;
  • la gestion de la destruction;
  • la rétention et la gouvernance intelligentes des données;
  • la gestion des inventaires sur site et hors site;
  • des capacités améliorées de recherche et de commande d’inventaire;
  • une large gamme d’options de préparation de rapports à portée de la main;
  • une chaîne de traçabilité et le respect des règles de gouvernance;
  • une capacité sur tout appareil.

Ressources supplémentaires sur la gouvernance des informations

6 Reasons to Consider a Records Management and Information Governance Consultant

Gouvernance de l’information dans un monde numérique

Webcast: Total Information Governance

We solve records and information governance problems

Voyez comment Access peut évaluer votre technologie de gouvernance des informations actuelle pour s’assurer que vos données sont sécurisées.